I- CADRE LEGAL ET MODALITES D’ORGANISATION

Les circulaires du 20 août 1976, du 22 octobre 1986 et du 6 octobre 1988 définissent les principes et les modalités d’organisation des sorties ou voyages collectifs d’élèves organisés par le Chef d’Etablissement qui conserve la responsabilité de l’opération. L’élaboration du projet de sortie ou de voyage doit être aussi précise que possible. Elle doit porter sur des modalités :

- pédagogiques : définition des objectifs pédagogiques, des acquis exploitables par la classe et les modes d’évaluation.

- matérielles : date(s), lieu, composition du groupe, accompagnateurs, modes de déplacement, itinéraire, hébergement, assurance…

- financières : budget prévisionnel en équilibre.

Cela implique que tout projet soit clairement et complètement défini dans un délai suffisant pour être validé par le Chef d’établissement.

II- LES TYPES DE SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

a) Sorties obligatoires

Il s’agit de sorties s’inscrivant dans le cadre des programmes officiels d’enseignement et organisés sur le temps scolaire. Le Chef d’établissement présente la programmation générale des sorties obligatoires en début d’année, et non le programme précis en raison du caractère difficilement programmable de nombre de sorties liées à des opportunités. Les déplacements avec nuitées en sont exclus. Elles sont obligatoires et gratuites (principe de gratuité de l’enseignement) pour l’ensemble des élèves de la classe qui ne pourront s’y soustraire sauf avis médical contraire.

b) Voyages facultatifs

Ils constituent un moyen d’atteindre un objectif pédagogique (à présenter) ou éducatif lié au Projet d’établissement sans pour autant correspondre directement à un objectif du programme. Le Chef d’établissement en établit le programme prévisionnel annuel qu’il présente lors de la 1^ère séance du Conseil d’administration. Les voyages ne peuvent excéder 5 jours sur le temps scolaire, mais peuvent être organisés hors temps scolaire ou partiellement sur les deux. L’établissement peut demander une participation aux familles dont le montant plafond est fixé par le Conseil d’administration (cf. paragraphe IV). Par ailleurs, l’élève qui ne participe pas à la sortie ne doit pas être privé de l’enseignement qui doit normalement lui être dispensé dans l’établissement. Ainsi, en vue de pallier son absence un professeur devra prévoir, pour les élèves ne participant pas au voyage, un certain nombre de travaux qu’il évaluera à son retour.

III- LA SECURITE DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

a) L’encadrement

Il appartient au Chef d’établissement d’évaluer le nombre d’accompagnateurs nécessaires pour assurer l’encadrement des élèves lors de sorties pédagogiques, compte tenu de l’importance du groupe, de la durée et de la nature du déplacement. L’encadrement doit être majoritairement assuré par des enseignants auxquels le Chef d’établissement délivre un ordre de service écrit. Ils ont une responsabilité de surveillance vis-à-vis des élèves. Pour les échanges dans le cadre des appariements, l’ordre de service est délivré par le Recteur. Le Chef d’établissement a la possibilité d’autoriser des personnes étrangères à l’éducation nationale tels les parents d’élèves à prêter leur concours aux enseignants lors d’une sortie ou d’un voyage collectif d’élèves, ces personnes étant considérées aux termes de la jurisprudence administrative comme collaborateur occasionnel du service public. Dans la mesure du possible, le choix des accompagnateurs devra être fait de telle sorte à limiter les perturbations du service d’enseignement et notamment les suppressions de cours.

b) Le transport.

Le Chef d’établissement doit veiller à ce que le transport des élèves soit effectué par un transporteur professionnel. Toute autre modalité de transport doit faire l’objet d’une demande d’autorisation au Chef d’établissement, notamment celle concernant l’utilisation des véhicules personnels. Dans le souci de garantir au mieux la sécurité des élèves, l’établissement doit s’assurer des conditions légales du transport. A cet effet, il peut faire remplir au transporteur professionnel une fiche d’engagement sur le respect de la réglementation et la conformité de ses équipements. Toute réservation à un transporteur doit être effectuée par le service d’intendance après mise en concurrence, conformément au code des marchés publics.

IV- LE FINANCEMENT DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

Le caractère obligatoire ou facultatif du projet doit être clairement défini puisqu’il a une incidence sur le financement du projet (voir paragraphe II). Dans le cas d’une sortie facultative, le financement peut avoir des origines publiques et privées, et ainsi provenir en partie de la contribution volontaire (sous forme de dons) d’associations telles que le Foyer Socio-Educatif. Mais, en aucun cas, ces associations peuvent encaisser des sommes versées par les familles ou manier des deniers publics (opérations qualifiées de gestion de fait par les Chambres Régionales des Comptes). Par ailleurs, l’établissement peut éventuellement d’une part consacrer une partie des crédits du budget participatif (pour les voyages à l’étranger) à la prise en charge totale ou partielle de la dette de certaines familles caractérisées par une situation financière difficile et d’autre part, mettre en place une régie d’avance et de recettes et nommer le responsable du voyage régisseur qui sera alors habilité à manipuler des deniers publics. Toutes les questions de financement doivent être étudiées avec le service d’intendance.

B/ Règlement intérieur des voyages scolaires facultatifs

Le présent règlement intérieur porte sur les voyages scolaires facultatifs. Il exclut les sorties obligatoires, gratuites et sans nuitées, dont les procédures à respecter sont définies dans le formulaire d’autorisation de sortie.

Art 1 – Le Chef d’établissement recense les voyages scolaires facultatifs en fin d’année scolaire précédente (mai, juin) pour ceux prévus durant le 1^er trimestre de l’année scolaire et en début d’année (septembre, octobre) pour ceux prévus aux 2^ème et 3^ème trimestres afin d’établir le programme prévisionnel présenté lors de la première séance du Conseil d’administration.

Art 2 – Le professeur responsable pédagogique du projet définit avec le Chef d’établissement, au moins 3 mois avant le départ, les principaux aspects du voyage ainsi que les procédures à respecter. Le professeur dispose d’un vade-mecum facilitant le montage du projet.

Art 3 – Les voyages scolaires facultatifs ne peuvent excéder 5 jours pris sur le temps scolaire sauf cas de force majeure. Ils peuvent être organisés partiellement hors périodes scolaires.

Art 4 – Les voyages scolaires concernent un groupe homogène d’élèves (critère principal : l’enseignement rattaché au voyage). Conformément à l’axe n°3 du Projet d’établissement, les propositions de voyage sont prioritairement faites aux élèves n’ayant pas encore bénéficié d’un tel projet dans l’année.

Art 5 – L’inscription des élèves à un voyage est soumise à l’accord du Chef d’établissement et des accompagnateurs.

Art 6 – Le Conseil d’administration fixe le montant maximum de la contribution des familles. L’accord préalable du Conseil d’administration n’est pas obligatoirement requis lorsque cette contribution ne dépasse pas 35 Euros par élève pour un voyage sans nuitée. Le Conseil d’administration est alors informé lors de sa séance la plus proche.

Art 7 – L’établissement perçoit par avance les contributions volontaires des familles. Les dépenses sont engagées dans la limite des sommes perçues.

Art 8 – Les financements autres (à l’exception des subventions affectées) sont également soumis à l’approbation du Conseil d’administration : acceptation de dons, participation d’un autre chapitre, recettes non affectées.

Art 9 – Les accompagnateurs sont désignés par le Chef d’établissement sur proposition du responsable pédagogique du projet. Ils bénéficient de la gratuité. Les frais afférents aux accompagnateurs sont pris en charge par le budget de l’établissement et intégrés au budget du voyage présenté en équilibre.

Art 10 – Le reliquat constaté après l’établissement du bilan financier du voyage est remboursé aux familles qui doivent fournir un relevé d’identité bancaire à l’inscription au voyage. Les reliquats inférieurs à huit Euros par élève, restent acquis à l’établissement, après renonciation individuelle des familles au droit à remboursement, à titre de contribution forfaitaire aux charges générales. Ils font l’objet d’une recette exceptionnelle ou sont réaffectés par le Conseil d’administration à un autre voyage scolaire.

Art 11 – En cas de déficit, le Conseil d’administration délibère sur le moyen de le combler.

Art 12 – En cas d’annulation d’un voyage par l’établissement, les dépenses engagées sont prises en charge par le budget de l’établissement. Les assurances annulation sont intégrées au budget des voyages internationaux.

Art 13 – En cas de désistement d’un élève, les conditions de remboursement des sommes déjà engagées par la famille sont obligatoirement définies dans le contrat d’inscription au voyage.

Art 14 – Les familles acceptent par écrit les modalités d’organisation du voyage, en acceptent le règlement intérieur qui leur sera communiqué et s’engagent à fournir tous les documents administratifs obligatoires (dont la feuille d’urgence). Le contrat d’assurance de l’établissement (MAIF – formule E 010) couvre les risques maladie, accident et responsabilité civile des élèves ; néanmoins, il est conseillé aux familles de souscrire une assurance individuelle.

Art 15 – La dotation du Conseil Régional liée au « Projet de Mobilité Internationale » sera entièrement consacrée au financement des voyages internationaux de façon à abaisser le montant de la contribution maximale demandée aux familles. La validité de cet article est soumise au renouvellement de cette dotation par la Région.

Art 16 – En cas de difficulté pour financer la contribution demandée, les familles pourront déposer un dossier de demande d’aide auprès de l’assistante sociale du lycée.

Art 17 – Le professeur responsable pédagogique du projet s’engage à respecter les délais et procédures d’organisation prévus dans le formulaire de demande d’autorisation et dans le vade-mecum.

Art 18 – En vertu du principe de continuité du service d’enseignement, les professeurs encadrant le voyage prévoient des travaux à évaluer pour les élèves ne participant au séjour.

Art 19 – Un bilan financier ainsi qu’un compte rendu relatif au déroulement du projet seront établis à l’issue du voyage. Une réunion de présentation pourra être organisée à l’intention des élèves et des familles dans les 3 mois suivants le retour.