La signature du bulletin d'inscription entraîne l'acceptation sans réserve des conditions générales énoncées ci-dessous

Le présent document constitue l'information préalable visée à l'article 97 du décret 94-490 (cf. verso du bulletin d'inscription). Dès lors, à défaut de dispositions contraires figurant sur le bulletin d'inscription ou de prestations particulières ayant fait l'objet d'un avenant, les caractéristiques, conditions particulières et prix des voyages tels qu'indiqués dans ce catalogue seront contractuels dès la signature du bulletin d'inscription.

Les séjours de l'AROEVEN sont réservés aux adhérents à jour de leur cotisation. Le montant de la cotisation est de 8 €.
Les membres des Foyers-Socio-Educatifs affiliés à l'AROEVEN sont dispensés de cette cotisation.

Pour tous les séjours, sauf mention spéciale, les prix comprennent : le voyage aller-retour, l'hébergement, l'alimentation, les activités prévues, l'encadrement, l'assurance des participants. Seule l'adhésion n'est pas comprise.
Les prix des séjours peuvent être modifiés en fonction du coût des carburants, des taxes afférentes, du taux de change.

La capacité d'accueil étant volontairement limitée, nous ne pouvons que recommander aux familles de ne pas attendre pour inscrire leurs enfants.
L'inscription n'est considérée comme définitive qu'à réception du bulletin d'inscription en double exemplaire dûment complété et signé accompagné de

• 200 € d'acompte
• la cotisation annuelle (8 €), si nécessaire
• 5 timbres au tarif en vigueur
Les inscriptions sont closes sans préavis dès que le séjour est complet
A réception de tous ces éléments, l'AROEVEN adressera le double du contrat, accompagné d'un dossier participant et d'une fiche sanitaire de liaison.

4.1 Organisation pédagogique
Tous nos séjours sont mixtes
Toutes les questions relatives aux différentes activités ou à l'organisation de la vie collective peuvent être débattues en commun en tenant compte des lieux d'implantation, des possibilités matérielles et financières. Ne sont pas négociables les diverses consignes de sécurité et les dates de séjour.
Les jeunes participent aux tâches matérielles et à leur organisation.
Ils sont encadrés par des adultes qualifiés, dans le respect de la réglementation des centres de vacances du ministère de la Jeunesse et des Sports.

Après une préparation adaptée, dans les séjours accueillant des pré-adolescents ou des adolescents, les participants pourront pratiquer l'activité dominante, sans encadrement et pour une courte période. L'autorisation sera donnée par le directeur du séjour  (cf. décret n° 2002-885 du 3 mai 2002 et instruction JS n° 03-020JS du 23-1-2003 ).

4.2 Santé
Les conditions de séjours ne peuvent permettre l'inscription d'enfants ou d'adolescents convalescents ou en mauvaise santé. Cependant, les antécédents médicaux ne s'opposent pas à l'inscription d'un jeune en séjour de vacances dans la mesure où la famille ou le tuteur prend contact avec le responsable du séjour et lui remet au moment du départ la prescription du médecin traitant ou toute information utile à la prise en charge du jeune.

4.3 Renvoi d'un participant pendant le séjour
Tout manquement grave aux règles élémentaires de la vie du groupe et aux consignes de sécurité données par le directeur peut entraîner l'exclusion d'un participant. Cette décision sera sans appel et les frais engagés pour le rapatriement seront assumés par les parents ou le tuteur légal du jeune.

Le type d'hébergement est mentionné pour chaque séjour dans la notice descriptive. Bien que le groupe soit mixte, dans les séjours de jeunes, l'hébergement dans les chambres ne l'est pas. Au cours du séjours, des changement de chambres sont possibles, ils sont négociés au coup par coup en évitant toute gêne que celapourrait entrainer.
La vie dans le chaletnécessite des règles de vie communes. La participation de chacun est demandée pour la vie quotidienne : coup de main à la vaisselle, mise de couvert, entretien des chambres. Dans les séjours de mineurs, il est interdit de fumer dans les locaux, de consommer de l'acool. D'autres règles d'usage peuvent être aussi spécifiée, elles seront précisées par l'équipe d'animation et rappelées chaque fois que cela sera nécessaire.

6. Transports

L'AROEVEN choisi le moyen de transport le mieux adapté à chaque séjour selon le nombre d'inscrits. Les moyens de transport aller et retour et sur place sont précisés pour chaque séjour dans la notice descriptive.L'AROEVEN agit en qualité d'intermédiaire, le transporteur conserve l'entière responsabilité de sa prestation (entre autres : horaires, tarifs, ...).

Pour tous les séjours, les responsables communiquent au moins une fois   des nouvelles du groupe. Ces nouvelles sont mises à la disposition des familles ou tuteurs au siège de l'association aux heures de bureau, sur répondeur en dehors de ces heures.
Pour tous les séjours, l'adresse, le téléphone, le nom du responsable du groupe sont transmis aux familles ou tuteurs dans une fiche d'informations pratiques au minimum 15 jours avant le départ du séjour. Le numéro de téléphone du séjour n'est à utiliser qu'en cas de force majeure..

Les participants bénéficient des garanties souscrites au titre des dommages corporels, de la responsabilité civile et des dommages aux biens auprès de l'assureur mentionné dans le présent document. Ils bénéficient de plus d'une assistance en cas de rapatriement. La couverture d'assurance est précisée dans la fiche d'informations pratiques adressée aux familles ou aux tuteurs dans un délai minimum de 15 jours avant le départ du séjour. Cependant, tout préjudice occasionné volontairement par un participant ne sera pas couvert. La couverture des garanties figure sur la circulaire de départ.

Il appartient au responsable du mineur inscrit de vérifier la validité des documents et vaccins mentionnés dans le catalogue pour le séjour retenu. Pour les non-ressortissants français, prière de consulter les autorités compétentes (consulat, ambassade) afin de connaître les documents nécessaires à leur passage de frontière.
L'AROEVEN ne saurait être tenue pour responsable de tout rejet à la frontière dû à l'insuffisance ou à la non-conformité de papiers d'identité et le retour de ce dernier dans son foyer sera à la charge du représentant légal y compris les frais d'accompagnement.

Pour prendre en compte les aides dont vous bénéficiez, la facture du solde du séjour vous sera adressée au plus tard 15 jours avant le départ.
Paiement échelonné: si vous désirez régler le séjour en plusieurs fois, il vous faut le signaler dès l'inscription ; un échéancier sera alors établi
Dans tous les cas, le solde devra être réglé à l'AROEVEN une semaine avant le départ. Le non-respect de cette clause entraînerait l'annulation de l'inscription.

Si un séjour ne peut avoir lieu, l'AROEVEN en informera les participants inscrits au plus tard 21 jours avant le départ et proposera, dans la mesure du possible, une formule de remplacement.
Si, pour une raison indépendante de la volonté de l'AROEVEN, les conditions d'hébergement ou de transport se voient modifiées, l'AROEVEN en informera immédiatement les participants. De même, si une activité ne peut être pratiquée ou partiellement pratiquée, l'AROEVEN s'engage à remplacer celle-ci par une activité équivalente.
Dans ces deux cas le participant ou son responsable légal s'il est mineur, pourra soit décider d'annuler son séjour et les acomptes versés lui seront remboursés sans retenue, soit d'accepter les propositions qui lui sont faites en l'état et sans autres recours ultérieurs possibles.
Pendant le séjour, l'AROEVEN se réserve le droit de modifier le programme d'un séjour en cas d'évènements extérieurs indépendants de sa volonté ou dans l'intérêt des participants
Toute modification d'horaires de départ ou de retour (interdiction de rouler, horaires ou jour modifiés par le transporteur ou la SNCF, ...) indépendante de la volonté de l'AROEVEN ne remet pas en cause les engagements pris à la signature du bulletin.

Toute défection décidée par la famille, pour quelque motif que ce soit, doit être signalée par lettre recommandée à l'AROEVEN.
Quel qu'en soit le motif, les retenues s'opèrent selon le barème suivant :

• jusqu'à 21 jours avant le départ -> 30,50 € (soit les frais de dossier)
• entre 20 et 15 jours avant le départ -> 25% du prix du séjour
• entre 14 et 8 jours avant le départ -> 50% du prix du séjour
• moins de 8 jours avant le départ -> l'intégralité du prix du séjour

Dans le cas très rare ou un participant quitte le centre avant la fin du séjour, aucun remboursement ne sera consenti.

Lorsque le participant se voit dans l'obligation d'annuler son voyage, l'assurance annulation rembourse (sous réserve de la validité du motif) toutes les sommes versées ou prévues par contrat lors de l'inscription du participant et dans la limite d'un montant égal au coût du voyage ou du séjour. La couverture d'assurance est mise à la disposition des adhérents sur simple demande. Le montant de la cotisation à cette assurance est égal à 3% du montant du séjour.

Les réclamations concernant les séjours devront être adressées par lettre recommandée à l'AROEVEN dans un délai de trente jours après le séjour.